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Calculer l’ensemble des coûts de propriété des documents

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Trop souvent, les entreprises ne tiennent pas compte du coût total de leurs documents. Ils comptabilisent les frais facturés par les fournisseurs qui créent ces documents, mais négligent d’y ajouter les coûts liés à l’entreposage, la récupération et les autres dépenses à long terme. En fait, selon certaines études, on estime que ces dépenses cachées peuvent représenter de 75 % à 80 % du coût total des documents.

Même si votre entreprise a déjà commencé à se tourner vers le stockage et la distribution de documents numériques, il est important de savoir où va votre argent. Vous pourriez être surpris de savoir combien d’argent votre entreprise consacre encore aux processus axés sur le papier et combien elle dépensera de plus si vous maintenez votre système actuel. Voici quatre facteurs dont vous devez tenir compte pour arriver à réduire ces coûts.

Planification

Avant de concevoir un ensemble de documents, vous devez établir un plan général : de quels documents avez-vous besoin, quand en aurez besoin et comment seront-ils créés. On néglige trop facilement ces coûts moins tangibles, mais à cette étape du processus, il est important de pouvoir compter sur quelqu’un qui possède une expertise en matière de conception de documents.

Cet expert sera en mesure de concevoir ou de réorganiser vos documents de manière à réduire les coûts de production, sans pour autant compromettre la qualité, en minimisant les fonds perdus, par exemple, ou en fusionnant plusieurs versions d’un même document. L’impression en ligne et les outils de gestion des flux de travail peuvent également contribuer grandement à l’amélioration de l’efficacité des processus. Sans quoi, vous risquez de perdre beaucoup de temps et d’argent dans le cadre de révisions.

Préparation

Lorsque vous et les autres parties concernées convenez des éléments de base du projet, vous devez ensuite désigner une équipe de conception interne ou confier le travail à un tiers fournisseur. D’une manière ou d’une autre, vous engagez des dépenses au niveau de la conception, de la mise en forme et du graphisme. Même un projet qui semble simple peut nécessiter des décisions d’ordre esthétique et plusieurs rondes d’autorisation.

Ce processus devient particulièrement lourd lorsqu’il implique de nombreux intervenants ou plusieurs versions d’un même document qui doivent être adaptées pour différentes régions. Votre équipe consacre sans doute déjà de nombreuses heures à la vérification et la révision de documents par courriel. Lorsque le processus d’autorisation prend plus de temps qu’il n’en faut, cela entraîne le non-respect des échéances de mise en œuvre et, par conséquent, des coûts supplémentaires.

C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises reconnaissent la valeur des systèmes de gestion du contenu et des flux de travail qui permettent de simplifier les processus d’autorisation des documents.

Production

La production, ce que plusieurs entreprises considèrent comme la pierre angulaire de la propriété des documents, ne constitue en fait qu’une pièce du casse-tête. C’est néanmoins une pièce importante et vous devez prévoir un budget pour le papier, l’encre, l’impression, la reliure et la finition. Si vous créez des documents sophistiqués, vous devez également tenir compte des frais de laminage, de couchage et d’impression commerciale.

Plus il y a de fournisseurs impliqués dans le processus, plus ces projets deviennent onéreux et plus ils nécessitent de temps. Le recours à un fournisseur unique, capable de répondre à tous vos besoins d’impression, simplifie le processus et élimine les dépenses superflues.

Logistique

C’est un des aspects les plus souvent négligés par les entreprises, même s’il engendre habituellement les coûts les plus élevés. La logistique initiale couvre l’expédition, la manutention, l’entreposage et la distribution. À long terme, vous devrez toutefois également tenir compte du temps que consacrent vos employés à la récupération, au remplacement et, éventuellement, à la destruction de ces documents. Selon certains rapports, les employés consacrent près de 1,8 heure par jour (soit l’équivalent d’une journée complète par semaine) à la recherche et la collecte d’information!

Assembler le tout

Ces quatre composantes vous donnent une bonne idée des coûts globaux de la création d’un ensemble de documents. Si vous voulez établir le coût par document, divisez le tout par la quantité que vous imprimez. Si vous avez l’habitude de penser uniquement en termes de coûts d’impression, le résultat pourrait vous choquer.

Ces chiffres ne racontent cependant pas toute l’histoire. Pour obtenir un portrait plus exact des sommes que votre entreprise dépense par année en matière de documents papier, vous devez également tenir compte du temps que vos employés prennent pour traiter ces documents. Ajoutez ces heures de travail annuelles au total précédent – pour chacun des projets d’impression que vous réalisez – et vous saurez enfin combien vos documents coûtent réellement à votre entreprise.

DATA Gestion des Communications est un moteur d’exécution unique qui peut répondre à tous vos besoins en matière de communications, de la mise en forme à l’impression, au stockage des documents et à la livraison. Nous possédons la technologie et l’expertise nécessaires pour simplifier et gérer toutes vos données client, votre contenu et vos communications sur l’ensemble des canaux. Cela vous permet d’offrir une expérience client unifiée qui accroît la fidélité, tout en réduisant vos coûts de propriété. Pour en savoir plus au sujet de nos solutions, communiquez avec nous dès aujourd’hui.

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