bloghero-bg.jpg
bloghero-icon.png

Informations et conseils de DATA

OBTENEZ LES INFORMATIONS ET CONSEILS LES PLUS RÉCENTS

Abonnez-vous à notre blogue par courriel!

6 signes qui révèlent que le processus de gestion desdocuments de votre banque fait défaut

online-internet-banking-1.jpg

À bien des égards, le secteur des services financiers est encore en train de s’adapter à l’ère numérique.

Une transaction bancaire sur huit est maintenant effectuée en ligne.

L’achalandage dans les succursales bancaires est à la baisse partout et les institutions financières aux États-Unis ont fermé 1 600 points de service l’an dernier en raison de ce déclin, selon SNL Financial. Les clients peuvent accéder à leurs comptes n’importe où et leurs attentes face aux institutions financières sont plus élevées. Ces dernières doivent, par conséquent, faire preuve de plus d’agilité et de rapidité, tout en utilisant une approche plus personnalisée, dans la façon avec laquelle elles communiquent avec leurs clients.

Les banques doivent gérer de grandes quantités de documents et les distribuer de façon efficace à travers une multitude de canaux, tout en assurant l’uniformité de leur marque. Voici six problèmes auxquels les institutions financières sont souvent confrontées et les solutions proposées pour les régler.

  1. Les employés n’ont pas accès aux documents dont ils ont besoin

    Compte tenu de la quantité d’emplacements numériques et physiques, les endroits où peuvent se perdre des documents ne manquent jamais. Les documents dont vos employés ont besoin peuvent se retrouver dans une multitude d’endroits : dossiers de courriel, disques durs, classeurs, stockage infonuagique et innombrables tiroirs de bureau. Certains services peuvent également disposer de plusieurs copies d’un même document, laissant à chacun le soin de devenir quelle version est la plus récente.

    Vos employés peuvent-ils vraiment trouver ce qu’ils cherchent? Et plus important encore, est-ce que la difficulté d’accès les empêche de relayer des renseignements essentiels à leurs collègues et clients? Si la réponse est oui, vous devez trouver une façon de réduire ou d’éliminer ces silos afin de créer un point de stockage numérique central pour tous vos documents importants.

  2. Vos coûts d’entreposage continuent de grimper

    Le recours à un entreposage important de stocks de documents papier entraîne des pertes de temps et de ressources considérables. Les coûts d’entreposage augmentent rapidement au fur et à mesure de la croissance de l’information, nécessitant le recours à une équipe qui doit se dédier presque entièrement au classement et à la récupération des documents. En fait, les employés consacrent en moyenne près de 20 % de leur semaine de travail à chercher des documents, selon un rapport publié en 2012 par McKinsey.

    Si ce problème vous semble familier, l’entreposage de vos données aurait sans doute besoin d’une mise à niveau numérique.

  3. Vous ne pouvez pas protéger adéquatement vos documents sensibles

    Les documents sensibles d’une institution financière nécessitent un entreposage sécurisé. Si votre institution financière utilise principalement des documents papier, vous pourriez mettre en péril les renseignements personnels de vos clients.

  4. Le processus d’autorisation des documents est trop long

    Si vos employés utilisent l’approche « on se dépêche, puis on attend », cela indique que votre processus de gestion des documents est inefficace. Les institutions financières sont souvent confrontées à ce problème en raison du nombre élevé de documents réglementaires, y compris les modalités de conventions, qui doivent être créés et remis aux clients. En plus de devoir personnaliser ces documents en fonction du type de compte ou de la succursale, ils doivent souvent patienter longtemps avant d’obtenir toutes les autorisations nécessaires. Et il n’y a aucune marge d’erreur possible. Lorsque des documents doivent être transmis rapidement et avec précision, le recours à des chaînes de courriels pour gérer les autorisations nécessaires peut ralentir le processus de façon importante.

    L’utilisation d’un système conçu spécialement pour automatiser et gérer les communications réglementaires peut vous aider à simplifier le processus et à raccourcir les délais, tout en permettant à vos employés de concentrer leurs efforts sur d’autres priorités.

  5. Vos données ne sont pas mobiles

    Que vous vous déplaciez chez un client ou que vous travailliez à distance, vous et vos employés devez être en mesure d’accéder à l’information essentielle à partir de différents emplacements et à l’aide de différents appareils. Le papier ne convient évidemment pas à cet exercice, mais les systèmes d’entreposage uniquement accessibles sur les lieux ne sont pas mieux. Pour optimiser la mobilité, vous devez utiliser la technologie du stockage infonuagique.

  6. La possibilité d’un audit rend votre équipe anxieuse

    En dernier lieu, mais non le moindre, vous savez que votre processus de gestion des documents fait défaut lorsque la possibilité d’un audit est une source d’anxiété pour votre équipe. Si vous ne trouvez pas les documents qui justifient vos écritures comptables et qui prouvent votre respect de la réglementation, votre entreprise risque de trouver tout éventuel audit particulièrement difficile.

    DATA Gestion de communications possède la technologie et l’expertise nécessaires pour simplifier et gérer toutes vos données client, votre contenu et vos communications sur l’ensemble des canaux. Nous pouvons gérer l’ensemble du processus, tout en vous assurant un niveau de sécurité inégalé et une livraison juste-à- temps. Parallèlement à cela, nous offrons un suivi et un contrôle des stocks qui permet de réduire la désuétude et les frais qui en découlent, tout en améliorant l’efficacité grâce à la transmission électronique des relevés.

Pour savoir comment nos solutions peuvent aider votre institution financière à simplifier sa chaîne d'approvisionnement d'impression, demandez une consultation dès aujourd'hui.

Demandez_une_consultation

Les Sujets Communications d'entreprise

DATA COMMUNICATIONS Resources

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua

mac.png

NOUS JOINDRE

1 (800) 268-0128

Service à la clientèle
1 (877) 644-5500